Reporting – Digipren GmbH

10 Tipps um dein Reporting zu professionalisieren

In den letzten 12 Jahren habe ich in verschiedenen Unternehmen und Funktionsbereichen im Bereich Reporting sehr vieles erlebt. Dabei gibt es einige Punkte, welche sich leider immer wieder wiederholen.

Zum Glück sind diese Punkte leicht abstellbar und das Reporting wirkt sehr viel professioneller. Beachte folgende 10 Tipps und dein Reporting wird schlagartig noch professioneller wirken:

1. Verschicke deine Reports als pdf-Datei

Eine pdf-Datei ist deutlich kleiner als eine Excel- oder PowerPoint-Datei. Außerdem kann sie nicht so einfach verändert werden. Deine Daten sind somit sicher. Ein weiterer Vorteil ist, dass man eine pdf-Datei leicht auf Mobilgeräten öffnen und betrachten kann. Zusätzlich kann der Leser sie dort mit Kommentaren versehen.

2. Achte auf ein sauberes Layout

Nichts ist nerviger als springende Überschriften oder Fußzeilen innerhalb einer Präsentation. Sprünge zeugen von mangelnder Sorgfalt und müssen nicht sein, da PowerPoint es den Nutzern mit seinen Hilfsmittel sehr einfach macht Objekte auszurichten.

3. Fokus auf die Kernaussage

Überlege dir zu jeder Folie deines Berichts, was damit ausgesagt werden soll. Bringe die Aussage auf den Punkt und schreibe diese in die Überschrift. Kannst du den Inhalt der Folie nicht auf einen Satz verdichten, fehlt noch der Fokus auf der Folie!

4. Präzise Darstellung

Wähle die Darstellung der KPI anhand der zu treffenden Aussage. Jede KPI hat seine zu bevorzugende Diagrammart. So bieten sich beispielsweise Balkendiagramme für Umsätze an. Vergleicht man mehrere Länder / Produkte kann man je nach Zweck der Aussage auch gestapelte oder gruppierte Balkendiagramme verwenden.

5. Die Skalierung zeigt die Wahrheit

Normalerweise beginnt eine Skalierung bei 0 und schneidet die horizontale
X-Achse im Nullpunkt. Leider hat es sich mittlerweile eingebürgert, dass in Diagrammen die Achsen flexibel gewählt werden und nicht mehr unbedingt bei 0 beginnen. Damit möchte man Veränderungen besser sichtbar machen. Ist es aber für die Unternehmenssteuerung zielführend, wenn eine 0,2% Veränderung im Umsatz analog einer Wirtschaftskrise dargestellt wird? Lenkt es den Fokus nicht auf falsche Themen?

6. Farben dienen der Führung und nicht der Optik

Mit dem Einsatz von Signalfarben sollte sehr sparsam und gezielt umgegangen werden. Nur wenn etwas betont werden soll, bietet sich der Einsatz von kräftigen Tönen an. Dabei sollte aber mit Grün und Rot nur bei sehr positiven oder negativen Elementen gearbeitet werden. Sicher gibt es in ihrem Coporate Design dezente Farbabstufungen mit denen gearbeitet werden kann.

7. Wiederholungen und Konstanz schaffen Verständnis

Darstellungen und Diagrammarten sollten sich im Bericht wiederholen. Das erleichtert den Lesern das Verständnis der Aussagen. Ebenso sollte auf Konstanz in den Berichten geachtet werden und nur kleine Änderungen zwischen den Berichtszeiträumen eingeführt werden.

8. Aussagekraft der Kennzahlen

Jede im Report aufgeführte Kennzahl muss eine Aussage und Relevanz für den Reportempfänger haben. Sich in einem Report die relevanten Informationen zu suchen ist ineffizient und nervt. In Zeiten der Digitalisierung ist „one report for all“ der falsche Ansatz. Heute kann jeder mit überschaubarem Aufwand kundenindividuelle Reports erstellen und jedem Empfänger seine Zahlen zukommen lassen. So können diese effizienter arbeiten und das Controlling arbeitet kundenorientiert.

9. Konsistente Farbgebung

Egal ob es sich um Diagramme, Tabellen oder Kommentierungen handelt. Durchgängig sollten in einem Bericht gleiche Objekte das selbe Layout haben. Besonders wichtig ist bei wiederkehrenden Elementen wie Kennzahlen oder bestimmte Ausprägungen eine konsistente Farbgebung. Ist ein Umsatz oder ein bestimmtes Produkt beispielsweise dunkelblau im ersten Diagramm dargestellt, sollte der Umsatz oder dieses Produkt auch in allen weiteren Diagrammen dunkelblau sein. Das erleichtert das Lesen des Berichtes.

10. Der Empfänger ist nicht der König

Mein letzter Tipp ist vielleicht etwas unpopulär, hilft aber sowohl dem Berichtersteller, als vor allem auch dem Berichtsempfänger.

Eine falsche Vorstellung im Controlling ist, dass der Berichtsempfänger immer das bekommt, was er möchte. Viel zu selten wird die Zielsetzung oder die originäre Problemstellung hinterfragt und jeden Monat eine neue Sau (Kennzahlen) durchs Reporting getrieben. Der Aufwand für die Überarbeitung wird murrend geleistet.

Oftmals wäre aber eine sauberen Klärung der eigentlichen Problemstellung des Berichtsempfängers die einfachere Lösung. Einerseits versteht die Controllingabteilung dann die Anforderung und kann gezielter arbeiten. Andererseits, was viel effizienter für alle ist, wird der Berichtsempfänger in der Diskussion dazu gezwungen seinen eigentlichen Bedarf zu reflektieren. Nicht selten entsteht dann auch die Erkenntnis, dass eigentlich das Vorhandene bereits ausreicht, oder etwas ganz anderes als gedacht benötigt wird. Am Ende erhält der Berichtsempfänger aber die richtigen Informationen zur Steuerung auf den ersten Versuch.

Ich hoffe dir helfen diese 10 Tipps um dein Reporting zu professionalisieren.

Welche Erfahrungen hast du mit dem Thema Reporting gemacht?

Kannst du meine 10 Tipps nachvollziehen und bei dir umsetzen?

Gerne können wir einen gemeinsamen Termin vereinbaren und unverbindlich besprechen wie wir ihr Reporting auf den nächsten Level bringen.

Ist Self Service ist Betrug am internen Kunden?

In den letzten 12 Jahren habe ich in verschiedenen Unternehmen und Funktionsbereichen im Bereich Reporting sehr vieles erlebt.

Ein Thema, welches mir gerade in den letzten Jahren mit der voranschreitenden Digitalisierung immer wieder unterkam ist das Thema „Self-Service-BI“.

Dabei geht es prinzipiell darum Nutzern im Unternehmen die Möglichkeit zu geben selbst Reports zu erstellen und Analysen auf (Controlling-)Daten zu fahren. Diese Idee hat sicherlich seinen Charme, aber man sollte auch die andere Seite der Medaille betrachten.

Von daher stelle ich die provokante These auf:

„Self Service ist Betrug am internen Kunden“

Wie komme ich aber nun auf meine These und gibt es einen Mittelweg?

„Ich will mir selbst ein Bild über die Daten machen können. Geben sie mir doch bitte mal Zugang zu unserem neuen Reporting-System!“

Dieser Satz ist sicher den meisten Controllern schon einmal begegnet. Im ersten Eindruck wirkt es auch charmant, wenn die Geschäftsführung selbst Detailanalysen fahren kann und die Anzahl der ad-hoc-Reports in der Abteilung sinkt. Auch in der IT-Abteilung findet sich oftmals jemand, der gerne ein neues BI-System mit schicker Visualisierung, responsive Design und Automatisierung einführen möchte.

Was aber bei all der Euphorie gerne übersehen wird ist das alte Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“.

Der heilige Gral des Controlling heißt „Single Point of Truth“. Das bedeutet, dass es eine einzige Datenquelle mit Rohdaten und darauf basierenden Kennzahlen gibt. Die Validität wird nicht angezweifelt und als korrekt angesehen. Die vorgelagerten Prozesse sind abgesichert und für Datenkonsistenz ist gesorgt. Die darauf aufbauenden Reports sind geprüft und konsistent.

Öffnet man nun mit Self Service die Büchse der Pandorra aus der Sicht des Reportings, verliert man die Konsistenz in den Aussagen der Berichte. Die Nutzer beginnen wieder selbst Selektionen und Filter zu setzen und der Controller wird wieder mit Fragen zur Aussage konfrontiert. Anstelle zu steuern und zu unterstützen, wird der Controller erst wieder zum Forensiker, der die Zahlen zurückverfolgen muss und daraus dann Überleitungen zu korrekten Aussagen machen muss.

Das ist sehr ineffizient.

Was ist aber nun die Lösung, da Self-Service auch Vorteile hat?

Self-Service nur auf einer Single-Point-of-Truth
Self-Service nur für ausgewählte Power-User im Controlling
Saubere Auftragsklärung und Verstehen der Bedürfnisse der Anfrager für Self-Service. Oft ist es gar kein Bedarf nach echtem Self-Service sondern nach einem gesteuerten Drill-Down
Klärung der Funktion der Berichtsempfänger. Ist analysieren ihre Kernaufgabe oder aus Zahlen die richtigen Schlüsse ziehen?

Durch meine Erfahrung als Controller und Mediator kann ich genau diese klärenden Gespräche moderieren und ihr Controlling mit Ihnen auf die nächste Ebene bringen.